ISO
NEXUS Ecosystem · Coordinación de Actividades Empresariales

NexusCAE

Coordinación de Actividades Empresariales · empresas externas + trabajadores + control de acceso por DNI · alertas vencimientos · cumplimiento RD 171/2004 · ISO 45001

¿Qué es?

Cumplimiento legal · cero hojas Excel

El RD 171/2004 obliga al hotel a coordinar la prevención de riesgos con todas las empresas externas que entran a trabajar (mantenimiento, ascensores, contraincendios, jardinería...). NexusCAE digitaliza esa obligación: cada empresa con sus papeles, cada trabajador con sus formaciones, cada acceso registrado.

8Secciones de menú
3Niveles de control
AutoAlertas vencimiento
DNIVerificación al entrar

«Un accidente de un trabajador externo en el hotel sin coordinación documentada es responsabilidad solidaria del hotelero. NexusCAE convierte esa obligación en un proceso simple, automático y auditable.»

RD 171/2004 · Filosofía CAE
Maestro de empresas externas

Cada empresa, su carpeta digital

Toda empresa que trabaja en el hotel tiene su ficha completa con datos, documentos, trabajadores asignados y vencimientos automatizados.

Tab 1 · Datos generales

Identificación fiscal y de contacto.

  • Razón social y nombre comercial
  • NIF / CIF (campo único, deduplicación por NIF)
  • Persona de contacto
  • Email y teléfono
  • Actividad principal (mantenimiento, ascensores, etc.)
  • Logo de la empresa
  • Notas internas (contratos, particularidades)
  • Fecha de alta en el sistema

Tab 2 · Documentos empresa

Documentación legal de la empresa propia.

  • Seguro de Responsabilidad Civil
  • Plan de Prevención de Riesgos Laborales
  • Evaluación de Riesgos
  • Certificado de estar al corriente Seguridad Social
  • Certificado AEAT (Hacienda)
  • Modelo 200 / 600 / 303
  • Acreditación de actividad (REA, etc.)
  • Cada doc con: nombre, fecha emisión, fecha vencimiento, URL Drive, notas

Tab 3 · Trabajadores

Lista de trabajadores que esa empresa asigna al hotel.

  • Alta rápida desde la propia empresa
  • Cada trabajador con sus docs propios
  • Estado verde/ámbar/rojo
  • Foto del trabajador
  • Vinculación a la empresa madre
  • Histórico de asignaciones
Trabajadores externos

Cada persona, su expediente PRL

Cada trabajador externo tiene su expediente individual. Sin docs vigentes, no entra al hotel. El sistema lo decide automáticamente.

Datos personales: DNI/NIE, nombre, apellidos, foto
Empresa madre vinculada
Categoría profesional / puesto
Formación PRL específica del puesto (con vencimiento)
Aptitud médica vigente (vigilancia salud)
Recibo de entrega de EPI
Alta en Seguridad Social (TC2)
Contrato laboral o mercantil
Estado global: VERDE (puede entrar) / ÁMBAR (faltan docs) / ROJO (vencidos)
Histórico de accesos al hotel
Recepción · pase de visitas

Control de acceso · 3 segundos al DNI

Recepción tiene una pantalla simple con un único campo. Introduce el DNI del operario que llega. El sistema responde inmediatamente: SÍ, NO o "faltan datos". Cero responsabilidad sobre la persona de recepción.

1
Operario llega

El instalador del aire acondicionado se presenta en recepción para subir a una habitación a reparar.

2
Recepción introduce DNI

Pantalla con un único campo grande. Tipea o escanea el DNI/NIE/NIF del trabajador.

3
Sistema verifica

Búsqueda en trabajadores y empresas. Cruza con vencimientos de docs propios y de su empresa.

4
Resultado claro

VERDE (acceso autorizado), ÁMBAR (datos pendientes), ROJO (no acceso, doc vencido o no registrado).

5
Registro automático

Si autoriza, queda registrado quién entró, cuándo, qué empresa y por qué motivo.

6
Alta express si falta

Si la persona no existe, recepción puede dar de alta como trabajador o empresa con un clic.

Estados de la respuesta

VERDEPersona registrada · empresa al día · todos los docs vigentes · acceso autorizado
ÁMBARPersona registrada · falta algún doc o cerca de vencer (<30 días) · acceso con condición
ROJOPersona no registrada · doc vencido · empresa con docs caducados · NO acceso
Sistema de vencimientos

Alertas escalonadas · nada vence sin avisar

Cada documento del sistema (de empresa, trabajador o del propio hotel) tiene fecha de vencimiento. El sistema avisa automáticamente con escalado.

+30 díasDocumento vigente. Sin acción requerida.
30 → 7 díasAviso de renovación. Email al responsable.
7 → 0 díasUrgente. Email diario.
VencidoCrítico. Bloqueo de acceso del trabajador.

Tipos de documentos gestionados

Documentos de empresa

  • Plan de Prevención de Riesgos Laborales
  • Evaluación de Riesgos
  • Seguro de Responsabilidad Civil
  • Certificado SS al corriente
  • Certificado AEAT al corriente
  • Acreditación REA / actividad
  • Modelo 200, 600, 303 (fiscal)
  • Modalidad preventiva / SPA

Documentos de trabajador

  • Formación PRL específica del puesto
  • Aptitud médica (vigilancia salud)
  • Recibo de entrega de EPI
  • Alta en Seguridad Social (TC2)
  • Contrato laboral o mercantil
  • Permiso de trabajo (si aplica)
  • Carnet profesional (electricista, soldador...)
  • Habilitaciones específicas

Documentos propios del hotel

  • Plan de Prevención de Riesgos Laborales propio
  • Evaluación de Riesgos del hotel
  • Seguro de Responsabilidad Civil hotelero
  • Memoria PRL anual
  • Plan de emergencia y evacuación
  • Plan de autoprotección
  • Manuales de coordinación
  • Justificantes de información a empresas externas

«El instalador entra a las 8:30. Lo hace porque su empresa tiene RC vigente, su PRL al día y su formación específica de altura. Si algo falla, recepción lo sabe en 3 segundos. Y queda registrado.»

Coordinación CAE en hospitality
Asistente IA integrado

Mini Nexus · guardián CAE

Mini Nexus está presente en todos los módulos NEXUS. En CAE es el experto en RD 171/2004, ISO 45001 y normativa PRL. Ayuda al coordinador y a recepción.

Mini Nexus

Especialidad CAE · cumplimiento legal automático
OCR documentos
Subes el PDF del seguro RC. Mini Nexus extrae fechas de emisión y vencimiento, identifica si es el doc correcto, alerta si falta algo.
Verificación normativa
«¿La empresa X cumple para trabajar en mi hotel?» → revisa todos los documentos requeridos, marca verdes/rojos.
Coordinación CAE
Genera el documento de coordinación entre hotel y empresa externa con cláusulas legales aplicables al sector.
Diagnóstico recepción
Recepción introduce DNI · Mini Nexus explica en una frase por qué la persona NO puede entrar y cómo solucionarlo.
Plan correctivo
Si hay docs vencidos, genera lista priorizada de qué pedir a cada empresa con plantilla de email.
Auditoría asistida
Antes de Inspección Trabajo, Mini Nexus simula auditoría y avisa de huecos antes de que los detecte el inspector.
Vista del producto · control de acceso

El semáforo de recepción · 3 segundos al DNI

app.nexuscae.com / control-acceso
NexusCAEHotel HAG
Dashboard
Empresas
Trabajadores
Control acceso
Informes
Control de acceso · DNI
Recepción · pase de visitas en tiempo real📜 Histórico
✓
ACCESO AUTORIZADO
Daniel Pérez Ruiz · DNI 34567890W
E
Elevadores BCN S.A. · A12389765
Mantenimiento ascensores · contrato anual
Empresa OK
D
5 documentos vigentes · todos >90 días
RC, PRL, Eval. Riesgos, Aptitud médica, TC2
+90d
Sistema de alertas email

Comunicación automática

El sistema envía emails automáticos cuando un documento se acerca a vencimiento o ha vencido. La empresa externa lo sabe antes de que sea problema.

Email a 30 días del vencimiento (aviso preventivo)
Email a 7 días (recordatorio urgente)
Email diario si vencido (escalado)
Destinatarios: contacto empresa + coordinador CAE del hotel
Sistema de email transaccional integrado · plantilla profesional
Logo del hotel + datos del documento + URL para subir el nuevo
Trazabilidad: queda registrado el envío
Confirmación manual disponible · envío desde el correo del coordinador
Integraciones cross-modular

CAE conectado al ecosistema

↔ FM Pro
Empresa externa interviene máquina · parte FM enlaza al trabajador y la coordinación CAE
↔ Briefy
Reuniones de coordinación con empresas externas vinculadas a CAE · acuerdos trazables
↔ ECO
Empresa de gestión de residuos · trazabilidad del operario que retira
→ CORPO
% cumplimiento CAE por hotel · ranking · empresas activas · vencimientos
Marco legal aplicado

Cumplimiento RD 171/2004 al 100%

RD 171/2004
CAE · obligación coordinación
L 31/1995
PRL · ley general
RD 39/1997
Reglamento SP
ISO 45001
Seguridad y salud laboral
ISO 9001
Calidad de procesos
RGPD
Datos PII de trabajadores
L 32/2010
Subcontratación construcción
ENS
Esquema Nacional Seguridad
4 roles · permisos detallados

Quién hace qué

Recepción

Personal de recepción · pase de visitas

Solo accede a la pantalla de control de acceso. Verifica DNI sin asumir responsabilidad.

Puede hacer

  • Acceder al módulo Control de acceso
  • Buscar persona por DNI/NIE/NIF
  • Ver el resultado verde/ámbar/rojo
  • Dar de alta una persona o empresa nueva (alta rápida)
  • Ver historial de accesos del día

No puede hacer

  • Editar empresas o trabajadores
  • Subir o eliminar documentos
  • Acceder al dashboard ejecutivo
  • Ver informes
  • Cambiar configuración
Coordinador CAE

Responsable de PRL · jefe de SSTT · técnico CAE

El usuario operativo que mantiene el módulo. Da de alta empresas, sube docs, controla vencimientos.

Puede hacer

  • Todo lo de recepción
  • Crear, editar, eliminar empresas
  • Subir documentación de empresas
  • Crear, editar, eliminar trabajadores
  • Subir docs de trabajador (formación, médica, EPI)
  • Configurar fechas de vencimiento
  • Ver dashboard completo
  • Ver Planning de intervenciones
  • Generar informes para auditoría
  • Editar notas internas
  • Enviar emails de aviso manualmente

No puede hacer

  • Cambiar configuración global del módulo
  • Borrar histórico de accesos auditado
  • Acceder a otros hoteles del grupo
Dirección

Director · gerente · responsable cumplimiento

Visión global y firma de informes para auditoría laboral.

Puede hacer

  • Todo lo del coordinador
  • Configurar política de alertas (frecuencias)
  • Configurar destinatarios de email
  • Acceso a informes ejecutivos
  • Auditar el histórico completo
  • Firmar informes para auditoría
  • Acceso a CORPO si autorizado

No puede hacer

  • Modificar registros con sello legal
  • Borrar logs de auditoría
  • Acceder a hoteles fuera de su perímetro
Empresa externa

Contacto de la empresa que trabaja en el hotel

Acceso limitado a SU propia carpeta. Puede subir documentos sin entrar al hotel.

Puede hacer

  • Recibir email de aviso de vencimiento
  • Acceder a portal externo (futuro) con su NIF
  • Subir documentos actualizados
  • Ver el estado de sus trabajadores
  • Recibir confirmación de recepción

No puede hacer

  • Ver datos de otras empresas
  • Acceder al hotel sin pasar por recepción
  • Editar el sistema central
¿Qué cambia para el hotel?

Beneficios reales · por cada agente

CAE digital · cumplimiento del RD 171/2004 transformado en proceso operativo simple, sin riesgo legal y sin papeles.

Operativa
3 s

Recepción protegida · cero responsabilidad subjetiva

El recepcionista deja de juzgar si una persona puede entrar. El sistema decide en 3 segundos con datos objetivos.

  • Verificación DNI/NIE/NIF en tiempo real
  • Cero discusiones con operarios externos
  • Coordinador CAE: trabajo de meses bajado a horas
  • Empresas externas comunicadas automáticamente
  • Documentos clasificados y centralizados
  • Histórico de accesos legalmente auditado
Cliente
100%

Hotel seguro · entrada controlada · imagen profesional

El cliente percibe orden y seguridad cuando entra al hotel. Solo accede personal verificado y registrado en el sistema.

  • Imagen institucional al entrar empresas externas
  • Confianza percibida por huéspedes y eventos VIP
  • Coordinación con clientes corporativos exigentes
  • Cero incidencias de seguridad por personal externo no controlado
  • Empresas terceras con acreditación pública
Hotel · Negocio
€0

Sanciones laborales evitadas · responsabilidad blindada

Una sanción de Inspección de Trabajo por CAE incumplido va de 2.500 € a 750.000 €. Un accidente sin coordinación documentada es responsabilidad solidaria del hotel.

  • Sanciones de Inspección Trabajo evitadas
  • Responsabilidad solidaria del hotelero blindada
  • Auditoría laboral pasada en minutos · no en días
  • Seguros: descuentos por gestión PRL certificada
  • ISO 45001 · evidencia documental automática
  • Reducción de primas de RC patronal
  • Defensa jurídica con histórico digital sellado
  • Reputación corporativa preservada
Cumplimiento sin papeles

CAE · sin excusas legales

NexusCAE convierte el RD 171/2004 en un sistema operativo simple. Auditoría laboral pasada en minutos.

NEXUS Ecosystem · Coordinación de Actividades Empresariales